9.2. SISTEM PEKNGUKURAN KINERJA
9.2.1. Pengertian Pengukuran Kinerja
Kinerja adalah
gambaran pencapaian pelaksanaan suatu kegiatan/program /kebijaksanaan dalam
memujudkan sasaran, tujuan, misi dan visi organisasi. Daftar apa yang ingin
dicapai tertuang dalam perumusan penskemaan strategis (strategic planning) suatu organisasi. Jadi, kinerja merupakan
prestasi yang dicapai oleh organisasi dalam periode tertentu.
Seluruh
aktivitas organisasi harus dapat diukur dan pengukuran ini tidak hanya
dilakukan pada input (masukan) program, tetapi juga pada keluaran manfaat dari
program tersebut.
Pengukuran
kinerja menurut Larry D. Stout :
“Pengukuran kinerja adalah proses mencatat
dan mengukur pencapaian pelaksanaan kegiatan dalam arah pencapaian misi (misi
accomplishment) melalui hasil-hasil yang ditampilkan berupa produ, jasa, atau
suatu proses”.
Pengukuran
kinerja menurut James B. Whittaker :
“Pengukuran kinerja adalah suatu alat
manajemen untuk meningkatkan kualitas pengambilan keputusan dan akuntabilitas”.
Penerapan skema
indicator kinerja membutuhkan artikulasi misi, tujuan, sasaran dah hasil
program yang dapat diukur dan jelas manfaatnya. Tujuan dan sasaran yang
ditetapkan akan berhubungan dengan hasil atau outcome dari setiap program yang
dilaksanakan.
9.2.2. Tujuan atau
Manfaat pengukuran Kinerja
Pengukuran
kinerja merupakan manajemen pencapaian kinerja. Dengan catatan pencapaian
indicator kinerja, organisasi diharapkan dapat mengetahui prestasinya secara
objektif dalam suatu periode waktu tertentu. Kegiatan dan program organisasi seharusnya
dapat diukur dan dievaluasi. Ini berarti bahwa pengukuran kinerja merupakan
alat manajemen untuk :
1.
Memastikan pemahaman para pelaksana dan ukuran yang
digunakan pencapaian kinerja.
2.
Memastikan tercapainya skema kinerja yang disepakati
3.
Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan kinerja dan
membandingkannya dengan skema kerja serta melalukan tindakan untuk memperbaiki
kinerja.
4.
Memberikan penghargaan dan hukuman yang objektif atas
kinerja yang dicapai setelah dibandingkan dengan skema indicator kinerja yang
telah disepakati.
5.
Menjadikan alat komunikasi antara bawahan dan pimpinan
dalam upaya memperbaiki kinerja organisasi.
6.
Mengindentifikasi apakah kepuasan pelanggan sudah
terpenuhi.
7.
Membantu memahami proses kegiatan instansi pemerintah.
8.
Memastikan bahwa pengambilan keputusan dilakukan secara
objektif.
9.
Menunjukkan peningkatan yang perlu dilakukan.
10. Mengungkap
permasalahan yang terjadi.
9.2.3. Prinsip-prinsip Pemilihan Ukuran
Kinerja
Beberapa hal
yang perlu diperhatikan dalam memilih ukuran kinerja instansi yang sesuai
dengan prinsip skema indikator kinerja dapat dilihat tabel berikut :
Prinsip-prinsip Pemilihan Ukuran kinerja
Evaluasi kembali Ukuran yang ada
|
Informasi kinerja tetap
dibutuhkan oleh manajemen.Apabila skema indicator kinerja sudah tidak berfungsi,
maka imanajemen akan mengembangkan ekema baru. Tidak berfungsinya skema dapat
disebabkan ketidakcocokan logika ilmu dengan interprestasi riilnya. Sehingga
keseuaian ilmu pengetahuan dengan indicator kinerja akan menghasilkan
interprestasi penerapan skema indicator kinerja yang lebih tajam dan riil.
|
Mengukur kegiatan yang penting, tidak hanya riil.
|
Kinerja selalu berorientasikan
hasil. Ukuran hasil sering diformulasikan dalam rasio keuangan. Pencapaian
hasil akan menunjukkan adanya permasalahan. Hasil tersebut tidak dapat
menunjukkan diagnose hasil.
|
Pengukuran harus mendorong tim kerja yang akan mencapai
tujuan. (Goal-driven Team-Work)
|
Pembagian proses pengukuran
menciptakan lingkungan tim kerja yang aktivitasnya diarahkan pada pencapaian
tujuan organisasi, dan hal ini adalah baik. Suatu organisasi yang modern
terlalu kompleks untuk ditangani secara menyeluruh oleh seseorang atau suatu
departemen. Jadi, sebuah tim harus bekerja dalam rangka mencapai tujuan yang
telah ditetapkan.
|
Pengukuran harus merupakan perangkat yang teringrasi,
seimbang dalam penerapannya.
|
Agar efektif, sistem pengukuran
harus diciptakan sebagai perangkat terintegrasi yang diperoleh dari strategi
perusahaan. Sebagian besar perusahaan berusaha meminimalkan biaya,
meingkatkan kualitas, mengurangi waktu pelaksanaan produksi, dan menciptakan
pengembalian investasi yang wajar.
|
Pengukuran harus memiliki focus eksternal jika
memungkinkan
|
Ukuran internal yang umum
dipakai di sebagian besar organisasi adalah perbandingan kinerja dari tahun ke
tahun. Suatu perbandingan tertentu dapat dilakukan ke tingkatan mikor
:divisi, departemen, kelompok bahkan individu.
|
9.2.4. Aspek yang Diukur
Setiap
organisasi biasanya tertarik pada pengukuran kinerja dalam aspek berikut :
1.
Aspek Finansial
Aspek
financial meliputi anggaran atau cash flow. Aspek ini penting sehingga kondisi keuangan dapat dianalogikan sebagai aliran darah
tubuh manusia.
2.
Kepuasan Pelanggan
Manajemen perlu
memperoleh informasi yang relevan mengenai tingkat kepuasan pelanggan karena pelanggan
sangat krusial dalam penentuan strategi perusahaan.
3.
Operasi dan Bisnis Internal
Operasi bisnis
internal diperlukan untuk memastikan bahwa seluruh kegiatan organisasi untuk
mencapai tujuan dan sasaran organisasi yang tercantum dalam skema strategis dan
untuk melakukan perbaikan terus menerus atas efisiensi dan efektivitas operasi
perusahaan.
4.
Kepuasan Pegawai
Peran strategis
pegawai sungguh sangat nyata. Karena apabila pegawai tidak dikelola dengan
baik, maka kehancuran perusahaan sulit untuk dihindari.
5.
Kepuasan Komunitas dan Shareholders/Stakeholders
Pengukuran
kinerja perlu didesain untuk mengakomodasikan kepuasan dari para stakeholders.
6.
Waktu
Ukuran waktu
merupakan variable yang perlu diperhatikan dalam desain pengukuran kinerja,
sehingga informasi yang dibutuhkan diharapkan relevan dan up to date.
Agar pengukuran
kinerja dapat dilaksanakan dengan baik,maka perlu memperhatikan hal-hal sebagai
berikut :
1.
Membuat suatu komitmen untuk mengukur kinerja dan
memulainya dengan segera
2.
Perlakuan pengukuran kinerja sebagai suatu proses yang
berkelanjutan (on-going process)
3.
Sesuaikan organisasi pengukuran kinerja dengan
organisasi.
9.2.5. Skala Pengukuran
Skala pengukuran
merupakan seperangkat ukuran yang seimbang yang dapat menceritakan secara
lengkap apa yang terjadi dalam organisasi. Seperangkat ukuran yang seimbang itu
termasuk pengukuran kinerja lintas sektoral seperti keuangan, nonkeuangan:
Biaya, nonbiaya: intetnal, eksternal: proses.
Skala pengukuran
dapat dibedakan menjadi empat bagian, yaitu :
1.
Skala nominal
Skala nominal
merupakan skala pengukuran yang paling rendah tingkatnya karena dengan skala
ini objek pengukuran hanya dapat dikelompokkan berdasarkan cirri-ciri yang
sama, yang berbeda dengan kelompok lain.
2.
Skala Ordinal
Skala ini lebih
tinggi atau lebih baik daripada skala nominal karena selain mempnyai ciri-ciri
yang sama dengan skala nominal, yaitu dapat menggolongkan objek dalam
golongan-golongan yang berbeda, skala ordinal juga mempunyai kelebihan dari
skala nominal, yaitu bahwa golongan-golongan atau klasifikasi dalam skala
ordinal dapat dibedakan tingkatnya.
3.
Skala Interval
Skala ini
memiliki cirri-ciri yang sama dengan skala ordinak, yaitu dapat membedakan
objek ke dalam golongan-golongan yang berjenjang, juga memiliki kelebihan
seperti mempunyai unit pengukuran yang sama sehingga jarak antara satu titik
dengan titik yang lain, atau antara satu golongan dengan golongan lain, dapat
diketahui.
4.
Skala Rasio
Skala rasio
merupakan skala yang tertinggi tingkatnya, karena selain mempunyai kesamaan
dengan skala interval, juga mempunyai semua cirri yang dimiliki oleh semua
skala dibawahnya. Contohnya adalah rasio profitabilitas, solvabilitas, dan
likuiditas.
9.2.6. Teknologi Pengukuran Kinerja
Teknologi Balanced
Scored Card (BSC)
Terdapat empat
perspekstif yang dinilai dalam Balanced Score Card, yaitu :
Perspektif Keuangan (Finansial)
|
Memberikan penilaian terhadap
target keuangan yang dicapai oleh organisasi dalam mewujudkan visinya.
|
Perspektif Konsumen (Customer)
|
Memberikan penilaian terhadap
segmen pasar yang dituju dan tuntutan customer beserta tuntutan kebutuhan
yang dilayani oleh organisasi dalam upaya untuk mencapai target keuangan
tertentu.
|
Perspektif proses Bisnis/Intern (Internal)
|
Memberikan penilaian gambaran
proses yang harus dibangun untuk melayani customer dan untuk mencapai target
keuangan tertentu.
|
Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan (Growth and Learn)
|
Memberikan penilaian yang
merupakan pemacu untuk membangun kompetisi personel, prasarana sistem
informasi, dan suasana lingkungan kerja yang diperlukan untuk mewujudkan
target keuangan, customer, dan proses bisnis internal.
|
Penilaian Kinerja dengan Balanced Scored Card
Penilaian dengan 3E (Ekonomi, Efisien,
Efektivitas)
Tolak ukur dalam
anggaran belanja suatu organisasi, baik organisasi yang berorientasi laba
(swasta) maupun organisasi nonprofit (sektor public) adalah value for money yang meliputi efisien,
efektivitas dan ekonomis.
untuk lebih
jelasnya efisien, efektivitas dan ekonomis dapat diuraikan sebagai berikut :
v
Efisien adalah hubungan antara input dan output
di mana barang dan jasa yang dibeli oleh organisasi digunakan untuk mencapai
output tertentu.
v
Efektivitas adalah hubungan antara ouput dan
tujuan, dimana efektivitas diukur berdasarkan seberapa jauh tingkat output,
kebijakan, dan prosedur organisasi mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
v
Ekonomis adalah hubungan antara pasar dan input
di mana barang dan jasa dibeli pada kualitas yang diinginkan dan pada harga
terbaik yang dimungkinkan.
Efisien yang
merupakan salah satu bagian dari indikator kinerja value for money, dapat
diukur dengan rasio antara output dan input. Semakin besar rasio maka semakin
efisien suatu organisasi.
Dan ada 4 cara
untuk memperbaiki rasio dalam indikator kinerja value for money, yaitu :
1.
Meningkatkan output pada input yang sama
2.
Proporsi peningkatan output lebih besar dari proportsi
peningkatan mutu
3.
Menurunkan input pada output yang sama
4.
Proporsi penurunan penggunaan input lebih besar dari proporsi penurunan output
Efektivitas
adalah keberhasilan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Efektivitas hanya berbicara masalah output saja. Apabila organisasi telah
berhasil mencapai tujuannya, maka organisasi tersebut berjalan dengan efektif.
Ekonomis hanya
menekankan pada input. Apabila biaya dari suatu pembangunan lebih rendah dari
aktualnya, maka kondisi tersebut dikatakan ekonomis.
9.2.7. Siklus Pengukuran Kinerja
Siklus Pengukuran Kinerja
Perencanaan Strategi
|
Siklus pengukuran kinerja
dimulai dengan proses penskemaan strategic, yang berkenaan dengan penetapan
visi, misi, tujuan dan sasaran, kebijakan, program operasional dan
kegiatan/aktivitas.
|
Penciptaan Indikator Kinerja
|
Disini, instansi pemerintah
mulai menyusun dan menetapkan ukuran/indikator kinerja. Ada beberapa
aktivitas dari beberapa jenis program yang dilaksanakan dalam proses ini
untuk menghasilkan indikator kinerja yang mudah dan sederhana, dimana
indikator kinerja berupa input, process, ouput, outcomes, benefit atau
impacts. Indikator/ukuran yang mudah adalah untuk aktivitas yang dapat
dihitung, misalnya, jumlah klaim yang diproses
|
Mengembangkan Sistem Pengukuran Kinerja
|
Ada 3 kegiatan dalam tahap ini,
yaitu :
1. Meyakinkan keberdaan data
yang diperlukan.
2. Mengukur kinerja dengan data
tersedia dan data terkumpul
3.data yang terhimpun harus
dipresentasikan dengan baik.
|
Penyempurnaan Ukuran
|
Pemikiran kembali atas
indikator hasil (outcomes) dan indikator dampak (impacts) menjadi lebih
penting dibandingkan pemikiran kembali atas indikator masukan (inputs) dan
keluaran (outputs)
|
Pengintegrasian dengan proses Manajemen
|
Menggunakan ukuran kinerja tersedia
secara efektif. Penggunaan data organisasi dapat dijadikan alat untuk
memotivasi tindakan dalam organisasi.
|